Wielokrotnie łapiemy się na tym, że zaplanowaliśmy wszystko co chcemy zrobić, a nie udało nam się wykonać nawet połowy z zaplanowanych czynności. Jak to zmienić? Oto kilka wskazówek (chodzi oczywiście zarówno o czycie zawodowe jak i prywatne):

1.Planuj mniej spotkań i efektywniej wykorzystuj
Unikaj spotkań, dopóki nie masz wyraźnego powodu aby je zorganizować. To, że je odbywasz od lat, nie znaczy, że są one produktywne. Prowadź terminarz spotkań. Ustalaj je z wyprzedzeniem. Niech przyjdą tylko ci, którzy muszą. Trzymaj się terminarza.

2. Kontroluj częstotliwość składanych wizyt
Unikaj przypadkowych odwiedzin. Nie pozwól by panowały nad twoim harmonogramem. Jeśli jesteś zajęty wstań, gdy ktoś wchodzi. Jeśli chcesz, żeby przyszedł kiedy indziej, powiedz o tym. „Pracuję nad czymś ważnym. Czy możemy spotkać się za 15 minut lub o 16:00?”. Naucz się mówić „NIE”.

3. Miej spisane cele
Zapisuj swoje cele. Powinny być długo- i krótkoterminowe. Muszą mieć ostateczny termin do osiągnięcia i wymierne kryteria. Inaczej nie są celami.

4. Zredukuj czas na kontakty towarzyskie w pracy
Kawa / papieros sprzyja nawiązywaniu kontaktów z innymi ludźmi. Zajmuje jednak dużo czasu a ludzie nie zdają sobie z tego sprawy. Mała kawa przeradza się w przyjęcie, przeszkadza i odciąga od pracy. Rób to podczas przerw, nie każdy moment jest do tego odpowiedni.

5. Koncentruj się w pracy na rzeczach najistotniejszych
Ustalaj priorytety. Wszystko, co robisz określaj jako priorytet „A”, „B”, lub „C”. Nie powinieneś robić rzeczy z kategorii „B”, zanim nie skończysz z „A”. Ustalaj priorytety gdy chodzi o problemy, czas na myślenie, relaks. Pamiętaj, że to pomaga w pracy. Pracujesz efektywniej i sprawniej nad ważnymi rzeczami.

6. Rób rzeczy ważne, mimo że pilne naglą
Naucz się rozpoznawać rzeczy ważne i rzeczy pilne, zrozum na czym polega różnica. Pilne rzeczy wymagają natychmiast twojej uwagi, ale przeważnie istnieją od nich rzeczy dużo ważniejsze, którymi trzeba się zająć. Nie pozwól, by pilne sprawy odwracały twoją uwagę.

7. Twoje biurko to nie śmietnik
Utrzymuj porządek na swoim biurku. Nie powinno być ono kolekcją papierów, które podróżują dookoła niego każdego dnia. Trzymaj rzeczy, których nie używasz poza zasięgiem. Pracuj w danym momencie nad jedną sprawą.

8. Upewniaj się, że jesteś dobrze rozumiany
Dawaj i proś o instrukcje. Jeśli dajesz instrukcję upewnij się, że ją zrozumiano. Jeśli otrzymujesz polecenie – powtórz je.

9. Nie odkładaj rzeczy na później
Ustal termin rozpoczęcia oraz termin zakończenia. Podziel dużą pracę na małe części i ustal terminy pracy nad każdą z nich. Najtrudniejsze zadania rób na początku.

10. Zaplanuj „cichy czas”
W czasie przerwy na „cichy czas” pomyśl kreatywnie i zaplanuj pracę. Poproś o nie przerywanie ci w tym czasie. Będziesz jaśniej myślał i więcej spraw rozwiążesz gdy najpierw pomyślisz o przyszłości i wszystko zaplanujesz.

11. Czasem mów NIE szefowi
Musisz się nauczyć, jak czasami powiedzieć szefowi „NIE”. Korzystając z jego pomocy zadecyduj, która rzecz jest bardziej ważna i musi być zrobiona. Nie możesz robić wszystkiego i podejmować czyichś zadań, które ktoś źle wykonał. Jeśli zawsze mówisz „TAK” podejmujesz wiele zobowiązań, z których czasem nie będziesz mógł się wywiązać.

12. Rozmawiaj z różnymi ludźmi w różny sposób
Nie rozmawiaj z ludźmi jednakowo, albo tak, jak jest dla Ciebie najwygodniej. Rozmawiaj z ludźmi zgodnie z ich oczekiwaniami. Nie myśl, że ludzie zawsze słyszą to co mówisz.

13. Mniej prób
Nie próbuj robić wszystkiego. Niektóre rzeczy po prostu nie pasują do twojego planu. Inie myśl, że jesteś jedynym, który może dobrze wykonać tę pracę. Oddeleguj kogoś do niej, naucz kogoś innego, jak to zrobić.

14. Nie bądź perfekcjonistą
Kontroluj perfekcję. Zbyt wielu ludzi spędza za dużo czasu, by zrobić coś doskonale. Możesz być perfekcjonistą i mieć mało wykonanej pracy. Zdecyduj, czy ta praca musi być wykonana perfekcyjnie. Jeśli nie, zrób coś ważniejszego. Niech tak będzie.

15. Używaj harmonogramów
Zawsze używaj harmonogramów. Zapisz spotkania umówione, czynności do wykonania i zaplanuj przyszłe działania tak, by nie myśleć o nich codziennie.

16. Wyrzucaj zbędne dokumenty
Nie gromadź papierów. Wyrzucaj je regularnie. Nie ma potrzeby trzymania wszystkiego.

17. Nagradzaj siebie
Nagradzaj siebie, gdy osiągniesz z sukcesem i na czas zaplanowany cel.

18. Miej postawę „mogę to zrobić”
Przyjmij postawę „mogę to zrobić”. Nigdy nie myśl „nie uda mi się tego zrobić”, „to się na pewno nie uda”. Jeśli myślisz, że coś nie może być zrobione, to się nie zdarzy. Jeśli wierzysz, że to jest możliwe – na pewno możesz tego dokonać
.
19. Myśl pozytywnie
Miej pozytywne nastawienie. Myśl jak najlepiej o swoich współpracownikach, szefie, firmie, usiądź i pomyśl o najlepszych cechach ludzi, których nie lubisz.